A propos de MonTéléSecrétariat
Depuis 2006, au services des indépendants, TPE et PME, spécialiste de l'accueil téléphonique externalisé.
Une Histoire …
En 2006, MonTélésecrétariat.com est créée pour répondre à une problématique naissante dans la sphère professionnelle, que l’on soit une entreprise, un artisan ou une profession libérale : Proposer un accueil performant et de qualité pour les clients tout en minimisant les charges financières pour les sociétés.
Pour nous différencier, nous faisons le choix de rester une entreprise à taille humaine afin de garantir aux professionnels qui nous font confiance une réelle proximité, une écoute active et une adaptation aux besoins en temps réel.
Une Marque …
MonTélésecrétariat.com est née de l’expérience de notre fondateur. C’est une marque DoKiGroup, acteur majeur des services et solutions adaptées aux professionnels et entreprises.
MonTélésecrétariat.com vous accompagne au quotidien dans la gestion des appels de vos différents interlocuteurs. Nous nous adaptons à votre fonctionnement et nous nous engageons à respecter vos consignes de prise d’appel à la lettre. Notre équipe sera formée avec précisions sur vos attentes pour ainsi vous fournir un accueil irréprochable dès le premier appel.
Une Philosophie …
L’accompagnement est notre vocation. Notre travail est de vous comprendre, afin de mieux vous accompagner, en vous proposant des solutions adaptées à vos besoins sans compromis.
Notre mantra : Écouter, Agir et Réagir.
Notre équipe est à votre écoute et disponible pour vous accompagner et accompagner vos clients avec le sourire. Plus qu’un simple secrétariat téléphonique, nous voulons être votre vitrine. Chaque agent devient votre ambassadeur. Nous devons soigner chacun des appels reçus pour vous satisfaire. Car un appel soigné, c’est un client satisfait et une relation professionnelle qui dure.
Faites vous accompagner par des experts en relation clients
Ensemble, discutons de votre métier et de votre activité.
Ainsi, nous pourrons vous accompagner au mieux et vous proposer la meilleure option pour votre structure.
Parlons-en !
Prenez un rendez-vous avec un chargé d'affaire, afin d'échanger sur vos besoins et vous accompagner dans l'amélioration de votre prise d'appels téléphoniques
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Améliorez la satisfaction de vos clients en professionnalisant votre accueil téléphonique
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Notre service supervision est à votre disposition en fonction de vos besoins
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Une équipe de secrétaires professionnelles, formées et ayant le souci du travail accomplis
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Un service en français et en anglais en fonction de votre activité*
Des offres pour chacun de vos besoins
Nous vous accompagnons au quotidien pour vous permettre d'êtres soulagés dans les tâches ne nécessitant pas votre expertise et votre intervention. Vous optimisez ainsi votre organisation pour en tirer le meilleur.
Accueil téléphonique TPE et PME
Nous répondons en votre lieu et place, afin que vous ne perdiez aucun appel, aucune opportunité. Accueillir de manière qualitative vos appelants donne une image positive sur votre structure. Quel que soit votre métier, nos techniques s'adaptent à votre entreprise, peu importe sa taille, pour une prise d'appel optimum.
Télé-Secrétariat Médical et Paramédical
Votre activité nécessite d'êtres joignables pour accompagner les demandes de vos patients et de vos confrères. L'externalisation de la prise d'appels téléphoniques, appelé Télé-Secrétariat, vous permet, en partageant une équipe de télé-secrétaires spécialisées, d'être pleinement dédié à votre consultation, sans pour autant, perdre le contact téléphonique.
Messages d'accueil téléphonique
Les messages d'accueil, la façon de les emmener, et leur qualité ont réellement un impact sur l'attitude de l'appellant. Notre studio d'enregistrement avec des comédiens professionnels, vous permet de bénéficier de messages d'accueil clairs et professionnels pour accueillir dans les meilleurs conditions vos appelant.
Serveur Vocal Interactif
En réalisant en studio d'enregistrement les messages vocaux afin de diriger vos appelants vers le bon interlocuteur, en lui diffusant les informations nécessaires pour lui apporter satisfaction, leur qualité des messages et leurs réalisations est primordiale. Votre accueil 100% efficace, c'est notre crédo.
Traitement des demandes
Les demandes que vous nous transmettez sont traitées dans la journée pour toute demande effectuée avant 17h00. Notre objectif étant de vous accompagner de la manière la plus efficace possible afin de réaliser vos demandes dans les meilleurs délais.
Moyens de communication
L'ensemble de vos demandes peuvent nous êtres transmis par email, via l'outil Doctolib Pro si vous êtes un professionnel médical ou paramédical, ou en utilisant le formulaire disponible dans votre espace client.
Votre organisation
Dans l'idée de vous accompagner au mieux dans le traitement de vos appels téléphoniques, nous recueillons les informations utiles de votre structure afin de répondre au mieux à vos appelants. Votre collaboration est primordiale pour garantir le succès de votre prise d'appels externalisée.
Structuration de vos consignes
Après avoir recueilli les informations utiles et compris votre organisation, nous créons vos consignes et les structurons dans le but d'être le plus efficaces dans le traitement de vos appels et les réponses apportées à vos interlocuteurs. Vos consignes et leur structure sont le succès de notre prise d'appels téléphoniques.
Une équipe de superviseurs
Afin de garantir une haute qualité de traitement de vos appels et ce, quel que soit votre métier, notre service de superviseurs s'assure du respect de vos consignes. Mais est aussi en charge du soutien et de l'accompagnement des télé-opérateurs et télé-secrétaires pour leur permettre d'apporter la meilleure prestation possible.
Un accompagnement qualitatif
L'équipe de superviseurs s'assure que chaque appel soit efficace et adapté à la situation. Ils accompagnent les télé-opérateurs et télé-secrétaires dans leur développement professionnel et dans l'accompagnement sur le quotidien. Ils sont en charge du traitement de vos demandes afin de les centraliser pour une meilleure efficacité.
Agenda en ligne Doctolib
Si vous utilisez Doctolib, nous nous connectons à votre outil via notre interface partenaire, afin de prendre en votre lieu et place vos rendez-vous et vous déposer des notes. Ceci pour que vous puissiez gérer de manière centralisée les demandes de vos appelants pendant vos consultations ou absences.
Outils de prise de rendez-vous en ligne
Nous pouvons prendre vos rendez-vous en fonction de vos consignes. Une simple outils de prise de rendez-vous par internet nous permettra de réaliser cette prise de rendez-vous. Cette démarche est importante dans le gain de temps que cela réalise pour votre quotidien. Une prise de rendez-vous efficace, c'est jusqu'à 3h00 par semaine de gagner pour vous.
Suivi de l'activité en temps réels
L'équipe supervision a sous les yeux un tableau de bord de suivi en temps réel des appels entrants. Cela permet de s'assurer que l'ensemble de vos appels soient traités le plus rapidement possible avec de garantir un temps d'attente le plus faible possible. La prévision, grâce aux statistiques des années précédentes, nous permet de nous assurer que les équipes soient suffisamment conséquentes pour maintenir ce niveau de qualité.
Rapports d'appels entrants
L'analyse des statistiques d'appels par heure, par jour, par semaine, par mois et par année nous permet de suivre l'activité au plus près. Ceci est une démarche d'amélioration continue de la prestation que nous vous apportons afin de toujours maintenir un niveau de qualité haut.
Accompagnement
Notre valeure ajoutée est de vous écouté, vous entendre et vous accompagner. Notre expertise, en tant que partenaire d'optimisation et d'amélioration de la relation clients, nous force à vous suggérer des évolutions afin de toujours apporter la meilleure prestation possible.
Partenaires
Nous nous considérons comme un partenaire primordial de votre quotidien. Vous aider à gérer vos appels pour apporter le meilleur accueil possible à vos appelants est une mission qui nous tient particulièrement à cœur. Nous nous voyons comme un maillon important dans le développement de votre structure. Votre réussite, c'est aussi notre réussite.