FAQ – Télé‑secrétariat
Voici les questions fréquentes de nos clients en fonction de leur activité professionnelle : Médecins & Paramédicaux (Doctolib, urgences, confidentialité) et Créateurs/Indépendants (flexibilité, image pro, relation client).
FAQ Médecins & Paramédicaux
Etes‑vous connectés à Doctolib et la prise de rendez‑vous ?
Oui, Doctolib est notre partenaire exclusif pour l'accès à l'agenda en ligne et toutes ces fonctionnalités.
Comment traitez‑vous les urgences et appels sensibles ?
Mise en place d’un protocole de tri : urgences vitales réorientées vers le 15/112, créneaux prioritaires réservés si définis, transmission immédiate des messages critiques, script de réassurance pour patients anxieux. Nous traitons vos appels comme si vous le faisiez vous-même. Notre implication est totale.
Confidentialité, RGPD et secret professionnel
Nous avons un accès limité au strict nécessaire, mots de passe sécurisés, consignes écrites, sensibilisation au secret professionnel, hébergement sécurisé des informations partagées. Il n'y a pas de données médicales non pertinentes enregistrées de notre côté.
Pouvez‑vous rappeler les patients (report/annulation) ?
Oui, nous faisons en fonction de vos consignes. Nous pouvons faire des rappels proactifs en cas de modification de planning, mise à jour de l’agenda (Doctolib) selon votre protocole.
Quels scripts d’accueil utilisez‑vous pour un cabinet ?
Nous utilisons des scripts personnalisés selon la spécialité (médecine générale, dentaire, kiné, psy, etc.) : nous procédons à l'identification, analysons le motif, son degré d’urgence, coordonnées, orientation,...
Horaires et continuité de service
Nous horaires de base sont du lundi au vendredi 9h–12h / 14h–18h. En cas d’absence d’une télé‑secrétaire, un relais immédiat par un ou une collègue formée pour éviter toute interruption.
Tarifs et modalités
Nous avons des forfaits adaptés au volume d’appels et à vos besoins. Notre facturation est transparente, sans frais cachés.
Comptes‑rendus et traçabilité
Votre facture vous donne un état des dépassements de votre forfait pour qu'il n'y ait aucune surprise. Vous pouvez nous demander des rapports spécifiques en fonction de vos besoin; un chargé de compte vous transmettra un devis en fonction de vos besoins.
En cas de suspicion d’urgence vitale, nous réorientons vers le 15/112 conformément aux bonnes pratiques.
FAQ Créateurs/Indépendants
Comment fonctionne le télé‑secrétariat pour mon activité ?
Nous répondons en votre nom, selon vos consignes : qualification des demandes, prise de messages, transfert d’appels si nécessaire, prise de rendez‑vous et suivi des leads.
Puis‑je garder mon numéro de téléphone ?
Oui, il vous suffit de faire un renvoi d’appel depuis votre numéro actuel ou attribution d’un numéro dédié. L’expérience reste transparente pour vos appelants. Notre partenaire telecom peut aussi vous accompagner pour optimiser vos telecom et vous permettre d'intégrer votre numéro de téléphone directement chez nous pour vous éviter de payer un transfert d'appels ou des dépenses liées à ce transfert.
Image de marque : l’accueil est‑il personnalisé ?
Oui. Nous avons des Scripts d’accueil, utilisons un ton adapté à votre entreprise, et le vocabulaire et les consignes sont 100 % personnalisables. Distinction prospects/clients possible.
Quels sont vos horaires et délais de décroché ?
Nos horaires de base sont du lundi au vendredi 9h–12h / 14h–18h. Avec une organisation multi‑lignes pour un décroché rapide.
Tarifs, formules et évolutivité
Nous avons différentes formules flexibles : forfait mensuel, à l’appel, ou sur‑mesure. N'hésitez pas à choisir celle qui vous convient.
Reporting et suivi des demandes
Nous vous envoyons les leads et demandes par email après chaque appel le nécessitant: identité, motif, coordonnées, action à mener.
Continuité de service (absences, congés)
Un ou une collègue formée prend le relais en cas d’absence : zéro interruption de votre accueil téléphonique.